Tietosuojaseloste
Tämä tietosuojaseloste (GDPR) antaa sinulle tietoa siitä, miten keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi. Tässä selosteessa annetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (asetus (EU) 2016/679) edellyttämät tiedot sekä kerrotaan Procella Solutions Oy:n tavoista käsitellä henkilötietoja. Tietosuojaseloste koskee kaikkia henkilötietoja, joita Procella Solutions Oy saattaa kerätä sinusta.
Procella Solutions Oy voi päivittää tätä tietosuojaselostetta ajoittain. Päivityksistä tiedotetaan yrityksen verkkosivuilla.
Rekisterinpitäjä
Procella Solutions Oy (3088414-2) Hulikanmutka 4 B 4, 37520 Lempäälä
Tietosuojavastaava
Jarno Puranen +358 44 289 8582 jarno.puranen@procella.fi
Tietosi ja oikeutesi
Sinulla on oikeus päästä henkilötietoihisi, joita käsittelemme sinua koskien. Poikkeuksena tästä ovat tilanteet, joissa meillä on laillinen syy olla jakamatta näitä tietoja, esim. kun pyyntö koskee liikesalaisuuksia tai jos tietojen antaminen loukkaisi vakavasti sinun oikeuksiasi tai muiden oikeuksia.
Sinulla on oikeus korjata tai päivittää itseäsi koskevat virheelliset tai puutteelliset henkilötiedot. Joitakin tietoja voit päivittää itse (esim. yhteystietosi tai pankkitietosi tuntivelhossa). Jos et pysty korjaamaan tietoja itse, ota yhteyttä tietosuojavastaaviin.
Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista järjestelmistämme, kuten esimerkiksi silloin, jos tietojasi ei enää tarvita niihin tarkoituksiin. joihin niitä on kerätty. Voit myös pyytää meitä poistamaan henkilötietosi, jos niitä on käsitelty lainvastaisesti. Poistamme tällaiset henkilötiedot järjestelmistämme viipymättä, ellei meillä ole tietojen käsittelyn jatkamiselle laillista perustetta, esimerkiksi lakisääteinen velvollisuus säilyttää tiedot tai jos ne on säilytettävä oikeudellisten vaateiden perusteella tai niiden laatimiseksi.
Joissakin tilanteissa sinulla on oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä, esimerkiksi jos tietojasi on käsitelty ilman laillista perustetta, ja tietojen poistamisen sijaan haluat rajoittaa niiden käsittelyä. Voit myös pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista tilanteessa, jossa olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä, ja pyyntösi odottaa ratkaisua.
Sinulla on oikeus muuttaa mielesi ja peruuttaa meille aikaisemmin antamasi suostumus.
Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla meihin yhteyttä. Saat meiltä vahvistuksen toimista, joihin olemme ryhtyneet pyyntösi johdosta (esim. vahvistus tietojen poistamisesta). Ilmoitamme myös, jos emme voi toteuttaa pyyntöäsi, ja kerromme päätöksen syyt.
Henkilötietoja koskevien pyyntöjen tekeminen on maksutonta. Pidätämme oikeuden hylätä kohtuuttoman usein toistuvat tai laajat tai selkeästi perusteettomat pyynnöt.
Jos emme mielestäsi ole käsitelleet henkilötietojasi lainmukaisesti, voit ottaa yhteyttä tietosuojaviranomaiseen ja tehdä valituksen.
Tietojesi suojaaminen
Procella Solutions Oy on ryhtynyt asianmukaisiin teknisiin ja organisatorisiin toimenpiteisiin henkilötietojesi suojaamiseksi ja niiden saatavuuden turvaamiseksi sekä luvattoman käytön estämiseksi. Pääsy henkilötietoihin on rajoitettu niille, jotka tarvitsevat tietoja ja joilla on järjestelmiin pääsyoikeudet, ja henkilötietojen käsittelytoimia valvotaan. Tietojärjestelmämme on asianmukaisesti suojattu ja niitä valvotaan. Säännölliset päivitykset, testaukset ja arvioinnit auttavat varmistamaan jatkuvan tietoturvallisuuden. Henkilöstöämme koulutetaan jatkuvasti tietosuojalainsäädännön sekä sovellettavien käytäntöjen ja ohjeiden noudattamisessa.
Pyrimme parhaamme mukaan suojaamaan tietosi. Jos henkilötietosi vaarantava tietoturvaloukkaus kuitenkin pääsisi tapahtumaan, ilmoitamme sinulle asiasta tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti.
Suojaa omaa yksityisyyttäsi ja muiden yksityisyyttä noudattamalla aina työnantajasi antamia ohjeita. Älä esimerkiksi jaa käyttäjätunnuksiasi tai salasanojasi muille tai SoMessa, ja muista lukita tietokoneesi, kun et käytä sitä.
Mitä henkilötietoja keräämme ja käsittelemme?
Keräämme sinusta yksilöintitiedot, kuten koko nimesi, sukupuolesi, syntymäaikasi ja henkilötunnuksesi. Lisäksi keräämme yhteystietosi, kuten puhelinnumerosi ja sähköposti- ja postiosoitteesi.
Käsittelemme työsuhdettasi koskevia perustietoja. Tällaisia tietoja voivat olla työsopimuksesi sisältö, organisaatioon liittyvät tiedot, työsuhteesi alkamis- ja loppumispäivä (jos se on tiedossa), tiedot mahdollisesta koeajasta sekä tiedot työtehtävistäsi ja tehtävänimikkeestäsi.
Käsittelemme palkanmaksuun liittyviä tietojasi, kuten pankkiyhteystietojasi, palkkatietojasi ja verotusta koskevia tietojasi. Seuraamme työaikaasi ja poissaolojasi, joiden mukaan palkkasi maksetaan. Resurssien suunnittelua varten käsittelemme myös tietoja toiveistasi ja mahdollisista rajoitteistasi.
Minimoimme arkaluontoisten henkilötietojen, kuten terveyttäsi tai ammattiliiton jäsenyyttäsi koskevien tietojen, keräämisen. Joissakin tapauksissa tällaisten tietojen käsittely voi kuitenkin olla tarpeen, esimerkiksi sairausloma-ajan palkan maksamista varten tai ammattiliiton jäsenmaksun toimittamiseksi.
Työnantajallasi on monia velvoitteita työkykyysi liittyen, kuten työterveyden järjestäminen ja työkyvyn ylläpito. Tietyissä työtehtävissä tai työaikamuodoissa meillä on velvollisuus järjestää lakisääteisiä terveystarkastuksia tietyin väliajoin. Voimme myös suorittaa alkoholi- ja huumetestauksia lainsäädännön tai viranomaisen määrittelemällä tavalla.
Henkilökohtaisen turvallisuutesi ja terveytesi varmistamiseksi käsittelemme joskus myös tapaturmiin, aktiiviseen välittämiseen tai hoitoonohjaukseen liittyviä tietoja.
Työterveyspalveluiden tarjoaja on terveyttä koskevien tietojesi rekisterinpitäjä. Työnantajallasi ei ole pääsyä näihin tietoihin.
Miksi keräämme tietojasi ja kuinka kauan niitä säilytetään?
Käsittelemme henkilötietojasi lakisääteisten velvollisuuksiemme täyttämiseksi. Suurin osa työsuhteeseen liittyvästä henkilötietojen käsittelystä tapahtuu työnantajan lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi, kuten palkan maksaminen tai vuosilomien seuranta. Joskus olemme myös velvollisia raportoimaan työntekijöihin liittyvistä asioista viranomaisille.
Myös työnantajan suorittama arkaluontoisten tietojen käsittely (ammattiyhdistysjäsenmaksut sekä terveystietojen käsittely) perustuu lainsäädäntöön.
Joissain tilanteissa käsittelemme tietojasi suostumukseen perustuen. Suostumuksellasi voimme joissain tilanteissa hankkia tietojasi viranomaisilta, julkisista tai kolmansien osapuolten ylläpitämistä rekistereistä tai sisäisistä turvallisuustiedoistamme. Suostumuksellasi voimme tehdä tarvittavat turvallisuusselvitykset tai tarkistaa luottotiedot.
Käsittelemme suostumuksen perusteella tietyissä tehtävissä työntekijän sijaintiin liittyvää tietoa työtehtävien alkaessa, jotta voidaan varmistua siitä, että työntekijä on oikeassa paikassa tehtävän alkaessa. Sijaintitietoa ei käsitellä tai luovuteta muihin tarkoituksiin.
Käsittelemme henkilötietojasi kanssasi tekemämme työsopimuksen perusteella sopimuksen sisällön toteuttamiseksi. Lisäksi voimme käsitellä henkilötietojasi muilla EU:n tietosuoja-asetuksen ja kansallisen lainsäädännön säätämillä perusteilla.
Säilytämme henkilötietosi niin kauan kuin se on tarpeen niiden tarkoitusten täyttämiseksi, jota varten ne on kerätty, elleivät lakisääteiset syyt edellytä niiden säilyttämistä kauemmin. Esimerkiksi työnantajallasi on Suomessa velvollisuus antaa sinulle pyynnöstä työtodistus 10 vuoden ajan työsuhteen päättymisestä.
Määritämme tietojen säilytysajan seuraavien kriteerien perusteella:
• Aika, jolloin työsuhteesi on voimassa.
• Mahdolliset meitä koskevat lakisääteiset velvoitteet, joiden vuoksi joudumme säilyttämään tietojasi tietyn ajan ennen niiden poistamista. Tällaisia velvoitteita seuraa esimerkiksi kirjanpitolaista, työaikalaista ja vuosilomalaista.
• Mahdollinen oikeudenkäynneistä ja tutkinnasta johtuva käsittelytarve.
Mistä saamme henkilötietosi ja kenelle ne luovutetaan?
Saamme joitakin tietoja suoraan sinulta, kun haet avointa työpaikkaa tai työsuhteesi alkaa. Suurin osa henkilötiedoistasi kerätään työsuhteesi aikana eri lähteistä, kuten seuraamalla työaikaasi ja poissaolojasi sekä palautetta ammatillisesta kehityksestäsi. Voimme kerätä tietoa myös käyttäessäsi järjestelmiämme.
Suostumuksellasi voimme lisäksi hankkia tietojasi viranomaisilta, julkisista tai kolmansien osapuolten ylläpitämistä rekistereistä. Joissain tilanteissa saamme näitä tietoja myös lainsäädäntöön perustuen.
Osa henkilötietoa käsittelevistä tehtävistä tai henkilötietojen käsittelyyn käytettävistä järjestelmistä on ulkoistettu, jolloin yhteistyökumppanimme tai palveluntarjoajamme käsittelevät henkilötietojasi.
Henkilötietojasi luovutetaan ulkopuolisille rekisterinpitäjille myös silloin, kun siihen on lakisääteinen velvollisuus, esimerkiksi verotuksen toimittamiseen.
Voimme luovuttaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille, jos se on tarpeellista petosten estämisen tai turvallisuuden kannalta, sekä muiden laillisten syiden perusteella.
Tämä tietosuojaseloste on luotu 30.03.2023
